Nieuw onderzoek: werken met vrijwilligers in musea – hoe pakt men dat aan?

Burgers meer betrokken bij cultuur
5 oktober 2016

Vandaag presenteerde het VSBfonds onderzoek naar het werken met vrijwilligers in musea, tijdens het Museumcongres. Het onderzoek werd uitgevoerd door Movisie (in samenwerking met Museumvereniging, Erfgoed Gelderland en het Landelijk Contact van Museumconsulenten) en betreft een herhaling van een studie uit 2009 (zie Propovic et al. 2009). De resultaten van dit onderzoek werden veelvuldig geraadpleegd, maar behoefden een actualisering. Meer dan 200 musea vulden daarom in 2016 een enquête in. Zo werden diverse aspecten van het vrijwilligersbeleid zichtbaar. Hoe lang zijn vrijwilligers actief, en wat wordt er voor hen geregeld? De uitkomsten laten zien hoe deelnemende musea het vrijwilligersbeleid invullen.

Werken met vrijwilligers

Voor het onderzoek ontvingen 637 musea [i] een vragenlijst over het werken met vrijwilligers, waarvan 263 musea vragen beantwoordden. Zowel grote als kleine organisaties namen op deze manier deel aan het onderzoek. Net als in 2009, betreft bijna twee derde van de ondervraagde musea een heel kleine organisatie, met minder dan 3 fte aan betaalde medewerkers. Het gemiddelde aantal fte per deelnemend museum is echter 10,8. In de periode 2009-2016 is het gemiddeld aantal medewerkers toegenomen, evenals het gemiddeld aantal vrijwilligers. Waar deelnemende musea in 2009 nog met gemiddeld 53 vrijwilligers werkten, zijn dit er in 2016 al 66 (zie tabel 1).

  2009 2016
Gemiddeld aantal medewerkers in vaste dienst per museum 12 15,5
Gemiddeld aantal vrijwilligers per museum 53 66

Tabel 1 Gemiddelde inzet van betaald personeel en vrijwilligers bij deelnemende musea. Bron: Movisie.

In totaal werken er 17.325 vrijwilligers in de musea die aan het onderzoek deelnamen. Evenals in 2009, geeft het merendeel van de musea (87%) aan dat vrijwilligers ouder zijn dan zestig jaar [ii, iii]. Daarnaast geeft een derde van de musea aan dat zij werken met vrijwilligers tussen de 40 en 59 jaar oud, hoewel dit percentage op basis van de gegevens wel lijkt te dalen. Minder dan een tiende van de musea (8%) werkt met de vrijwilligers jonger dan 40 jaar.

Inzet van vrijwilligers voor langere termijn

Figuur 1 Hoe lang blijven vrijwilligers actief (Bron Movisie)

Figuur 1. Hoe lang blijven vrijwilligers bij de musea actief? (n=263). Bron: Movisie [iv].

Voor welke termijn worden vrijwilligers ingezet? Maar liefst 81% van de musea constateert dat vrijwilligers meer dan vier jaar betrokken blijven bij de instelling, waarvan 49% zelfs een samenwerking van meer dan acht jaar meldt (zie figuur 1). Vrijwilligers worden ook vaak ingezet voor langlopende werkzaamheden. 85% van de musea stelt dat het vrijwilligerswerk tenminste voor de helft langdurige werkzaamheden omvat (zie figuur 2).

Figuur 2 Doen vrijwilligers kortlopende of langlopende werkzaamheden (Bron: Movisie)

Figuur 2. Doen vrijwilligers kortlopende of langlopende werkzaamheden bij de musea? (n=263). Bron: Movisie.

In de sector heeft men echter de indruk dat (zeker jonge) vrijwilligers minder lang bij een museum actief blijven dan voorheen het geval was. Dat blijkt uit de expertmeeting die in het kader van het onderzoek van Movisie werd georganiseerd, waaraan zeven musea deelnamen. Dit beeld is in lijn met eerder onderzoek naar vrijwilligers in de gehele culturele sector (zie Lahaut 2015). Logischerwijs wordt dat als een probleem ervaren, aangezien het werken met vrijwilligers vaak van groot belang is voor het museum. Negen op de tien musea geven zelfs aan dat vrijwillige krachten ‘onmisbaar’ zijn. Vooral financiële redenen liggen vermoedelijk daaraan ten grondslag; dit is immers voor bijna driekwart van de musea (72%) de belangrijkste reden om met vrijwilligers te gaan werken.

Investeren in vrijwilligers

Vrijwilligers zijn voor de musea eigenlijk onmisbaar, maar veel instellingen geven aan dat zij nog te weinig vrijwillige krachten tot hun beschikking hebben; dit is het geval bij 40% van de musea. Ook geeft 42% van de musea aan dat de beschikbaarheid van hun vrijwilligers een belangrijk knelpunt vormt in het vrijwilligersbeleid.

Het onderzoek laat dan ook zien dat musea investeren in de vrijwilligers, op verschillende manieren. Zo zijn er nog maar weinig musea waar geen enkele (vrijwillige dan wel betaalde) medewerker verantwoordelijk is voor de vrijwilligerscoördinatie; slechts 3% van de musea heeft in 2016 geen vrijwilligerscoördinator, ten opzichte van 8% in 2009. In veel musea wordt de coördinatie van vrijwilligers toevertrouwd aan één vaste medewerker; dit komt voor bij 27% van de musea in 2016. In 2009 was dit percentage nog 23%. Sinds 2009 hebben musea ook andere aanpassingen gemaakt in de manier waarop zij werken met vrijwilligers. Aanpassingen in het vrijwilligersbeleid zijn te zien in tabel 2.

Wat is er in uw museum geregeld voor vrijwilligers? (meerdere antwoorden mogelijk) 2009 (n=197) 2016 (n=263) Trend 2009-2016
Vrijwilligerscontract 39% 70% + 31%
Exitgesprekken 16% 36% + 20%
Functieomschrijving 33% 48% +15%
Nieuwsbrief 54% 68% +14%
Verzekeringen 70% 81% +11%
Vast contactpersoon voor vrijwilligers 72% 82% +10%
Persoonlijke attenties 53% 63% +10%
Introductiepakket bij binnenkomst 40% 48% +8%
Opvang / inwerking 83% 89% +6%
Gezamenlijke personeelsuitjes/feesten 81% 87% +6%
Begeleiding / werkoverleg 82% 86% +4%
Verstrekken van referenties 18% 20% +2%
Inspraak / medezeggenschap 40% 42% +2%
Uitzicht op vaste aanstelling 0% 1% +1%
Scholing / deskundigheidsbevordering 58% 57% -1%
Faciliteiten tijdens de werktijden, zoals eten en drinken 52% 49% -3%
Reiskostenvergoeding 46% 43% -3%
Financiële vergoedingen 28% 21% -7%
(anders, namelijk...) 6% 12% +6%

Tabel 2 Percentage musea dat diverse zaken regelt voor vrijwilligers in 2009-2016 (Bron: Movisie).

Enerzijds bieden musea minder vaak een financiële vergoeding, reiskostenvergoeding, of faciliteiten als eten en drinken. Dit houdt vermoedelijk verband met het feit dat veel musea werken met vrijwilligers uit financiële noodzaak. Anderzijds is er een positieve trend te zien in de toegenomen percentages musea die contracten, functieomschrijvingen en verzekeringen voor vrijwilligers hebben geregeld. Uit deze cijfers blijkt dat rechten en plichten van vrijwilligers vaker formeel worden vastgelegd. Daarnaast zijn er meer musea met een nieuwsbrief voor vrijwilligers, met persoonlijke attenties en met een vast contactpersoon voor de onbetaalde medewerkers. Met dergelijke zaken proberen musea wellicht een nauwere band met de vrijwilliger op te bouwen.

Vrijwilligers in musea onmisbaar

Voor heel veel musea is het werken met vrijwilligers noodzakelijk om de organisatie (financieel) draaiende te houden. Veel musea kampen echter met een tekort aan vrijwilligers, of ervaren de beschikbaarheid van hun vrijwilligers als een knelpunt. Het onderzoek laat ook een belangrijke positieve ontwikkeling zien, welke inhoudt dat musea hun vrijwilligersbeleid verder ontwikkelen. Door niet alleen vaker verzekeringen en contracten te regelen, maar de vrijwilligers ook meer (persoonlijke) aandacht te geven, doen musea een belangrijke en noodzakelijke investering in het vrijwilligersbeleid. Immers, als museum is het de kunst om vrijwilligers aan je binden, aldus de auteurs van het onderzoeksrapport.

 

De volledige publicatie ‘Vrijwilligers: pijler onder de musea. 1-meting onderzoek naar vrijwilligerswerk in musea’ is te downloaden via movisie.nl en vsbfonds.nl.

Noten:

[i] De onderzoekers zijn hierbij uitgegaan van organisaties die zijn ingeschreven in het Nederlands Museumregister. Dit zijn musea die hebben aangetoond als professionele organisatie museumtaken te vervullen. Zie https://www.museumregisternederland.nl/ voor meer informatie.

[ii] De respondenten konden in de enquête van vier leeftijdscategorieën, twee categorieën aankruisen waarin de meeste van hun vrijwilligers vallen. De cijfers laten zodoende zien welke leeftijdsgroepen veel voorkomen onder vrijwilligers.

[iii] Deze uitkomst staat enigszins in contrast met eerdere cijfers over vrijwilligers in de gehele culturele sector (Lahaut 2015). Dit komt doordat van Lahaut diverse culturele instellingen omvat, waar het onderzoek van Movisie gericht is op musea. Daarnaast worden in het onderzoek van Lahaut de vrijwilligers in andere leeftijdscategorieën ingedeeld. Zo vormen vrijwilligers van 65 jaar en ouder de oudste leeftijdscategorie, terwijl in Movisie de oudste categorie 60+ is; een bredere en daardoor waarschijnlijk ook meer omvangrijke leeftijdsgroep.

[iv] Let op: alle percentages in het onderzoek zijn afgerond tot hele cijfers. Zodoende kan het voorkomen dat (bij vragen waarop musea maar één antwoord konden kiezen) de optelsom van percentages groter is dan 100%.

Bronnen

K. van der Veer, M. Merkus, B. Panhuijzen (2016) Vrijwilligers: pijler onder de musea. 1-meting onderzoek naar vrijwilligerswerk in musea. Movisie: Utrecht.

M. Popovic, E. Boss, L. Tonckens (2009)  Een pronkstuk uit de collectie: onderzoek naar vrijwilligerswerk in musea. Via bibliotheek boekmanstichting.

D. Lahaut (2015) Burgers meer betrokken bij Cultuur. In Boekman 105 Culturele Koersen. Via bibliotheek boekmanstichting.